Come inviare un promemoria utilizzando Microsoft Power Automate

Non dimenticare riunioni o attività importanti: invia a te stesso un promemoria e-mail con Microsoft Power Automate.

La maggior parte di noi non riesce a ricordare tutte le attività urgenti, quindi utilizziamo gli avvisi per ricordarci le scadenze. Ad esempio, puoi inviare un rapporto mensile sulle vendite al tuo capo una volta al mese utilizzando Flow. Per assicurarti che il rapporto venga aggiornato prima dell’invio, puoi usare il flusso di Microsoft Power Automate che invia un promemoria prima che il flusso invii il rapporto.

In questo tutorial, ti mostro come creare un flusso che invii un promemoria e-mail in tempo utilizzando Power Automate di Microsoft. Puoi inviare il promemoria a te stesso, a un collega o a entrambi. Creeremo semplicemente il flusso di promemoria.

avrai bisogno Microsoft 365, che include Power Automate e OneDrive for Business. Puoi inviare l’e-mail al tuo cliente preferito; Userò Outlook 365. Se non hai Outlook 365, puoi acquistare un abbonamento con pagamento in base al consumo a Power Automate.

Vediamo: Comandi Windows, Linux e Mac che tutti devono conoscere (PDF gratuito) (Repubblica tecnologica)

Cosa sono i flussi in Microsoft Power Automate?

I flussi sono gli elementi costitutivi per l’automazione dei flussi di lavoro in Power Automate. Utilizzerai i flussi per semplificare e automatizzare le attività ripetitive. Power Automate richiede raramente codice: la formazione sul lavoro con flussi può convertire rapidamente chiunque in un utente normale.

Inizia pensando alle azioni manuali nel processo. Puoi persino disegnare un flusso semplice usando carta e penna per far fluire i succhi creativi. Nota di cosa avrai bisogno: hai bisogno di un file specifico? Hai bisogno di includere altri colleghi? Dopo aver eseguito la revisione dettagliata delle attività, controlla Power Automate per i modelli esistenti che richiederanno un po’ di ritocco.

Nel nostro caso, non abbiamo bisogno di nient’altro che l’indirizzo email dell’organizzazione. Quindi, scendiamo al flusso.

Come creare un flusso pianificato in Power Automate

All’inizio potresti pensare che il flusso di posta elettronica sia conveniente, ma al centro di questa attività c’è il flusso pianificato. Power Automate ha molti flussi di modelli pianificati, ma lo creeremo da zero in modo che tu possa saperne di più sui flussi.

Accedi a Power Automate tramite OneDrive o il tuo account Microsoft.

Fare clic su Crea nel riquadro di sinistra e fare doppio clic su Flusso cloud pianificato nella sezione Inizia da vuota (Figura A).

Figura A

Nella finestra di dialogo risultante, assegna un nome allo stream, imposta la data e l’ora e imposta un intervallo di ripetizione (Figura B). Il flusso di promemoria per l’invio del rapporto invierà un promemoria via email ogni mese a partire dal 2 agosto alle 10:00.

Figura B

Puoi modificare il flusso facendo clic su Ripeti nella console. Fare clic su Avanzate (Figura C) per impostare i fusi orari e altre opzioni avanzate. Non complicherò l’esempio impostando ulteriori opzioni di ripetizione, ma sentiti libero di guardarti intorno prima di continuare. Quando sei pronto per procedere, fai clic su Passaggio successivo.

Figura C

Il passaggio successivo presenta diverse opzioni che è meglio filtrare. In questo caso, fare clic sull’opzione Office 365 Outlook (figura d), perché questo è il programma che utilizzeremo per inviare l’e-mail; Se stai utilizzando Mail, tocca invece Mail: le istruzioni non cambieranno. Power Automate aggiornerà i trigger e le azioni a quelli disponibili solo per Outlook.

figura d

Non abbiamo bisogno di un trigger perché abbiamo definito un programma per l’azione. Nella scheda Azione, fare clic su Invia e-mail (Figura E). Inserisci l’indirizzo email della tua organizzazione nel controllo. Power Automate ha proprietà di riempimento automatico, quindi dovrebbe suggerire il contatto corretto (tu) dopo aver digitato solo pochi caratteri. Fare clic su Mostra opzioni avanzate per accedere a tutti i campi.

Figura E

Uso forma e Come guida, imposta le impostazioni appropriate:

• per me
• Temi
• il corpo
• da (invia come)

forma e

Questo è un flusso così semplice che non abbiamo bisogno della maggior parte delle impostazioni. Se stai inviando l’email a qualcun altro, potresti voler inviarne una copia a te stesso, in modo da sapere che il flusso funziona come previsto. A questo punto, hai finito, quindi fai clic su Salva.

Come testare il flusso in Power Automate

Dovresti sempre testare il flusso in Power Automate, anche se sei sicuro che funzionerà. Dopo aver salvato, fai clic su “Test” nell’angolo in alto a destra. Sebbene si tratti di un evento programmato, Power Automate ti consentirà di testarlo immediatamente. Dopo aver fatto clic su Test, fare clic su Manualmente, quindi su Test (forma g). Nel passaggio successivo, fai clic su Esegui flusso.

forma g

come vedi dentro forma hIl flusso ha avuto successo.

forma h

Apri Outlook (o Mail) per dimostrare il successo del flusso trovando l’e-mail che ti è stata inviata – puoi vedermi all’indirizzo prima cifra. Fare clic su I miei flussi per accedere allo streaming in qualsiasi momento.

prima cifra

Il flusso di Microsoft Power Automate è semplice, ma ha il potenziale per farti risparmiare molta frustrazione se dimentichi di aggiornare il rapporto sulle vendite al tuo capo.